Når man arranger en con er der virkeligt mange ting man skal huske på forskellige tidspunkter i processen. Derfor har vi udviklet et con running roadmap.
Flere af fra arrangørgruppen har være med til at arrangere forskellige conventions. Vi har trukket på vores samlede erfaringer i udviklingen af con running roadmappet. Tanken er at dette kunne være en hjælp til kommende kommittér og nye mennesker der gerne vil afholde en con. Vi bruger roadmappet som tjekliste efterhånden som vi arbejder med conen. Det er et living document der bliver opdateret efterhånden som vi bliver klogere. Det er tænkt som et skelet ikke en udtømmelig liste.
Forslag er meget velkommen.
Con running roadmap
Conen er netop overstået:
- Del billeder fra conen på SoMe og hjemmesiden
- Sig tak til de deltagende på sociale medier
- Sig tak til alle frivillige på sociale medier
- Rekutér nye mennesker til kommitén til næste år
- Hold et evalueringsmøde så hurtigt efter conen så muligt og tag noter.
Måneden efter årets con
- Slap af – seriøst det er vigtigt!
- Arkivér årets hjemmeside
- Indkald til opstartsmøde for næste års con
11-10 måneder før conen
- Afhold opstartsmøde
- book venue
- Vælg evt. tema
- Find og book kunstner til grafisk profil
- Opdater hjemmesiden med dette års information + google information (datoen/stedet på conen skal opdateres)
- Annoncer dato og tema på SoMe
- Afhold gerne en fest eller lignende for arrangørgruppen, dels af sociale årsager, og dels for at gode idéer til næste års con kan få rum til at opstå. Arrangementet kan evt. også bruges til rekruttering hvis det annonceres åbent.
9-4 måneder før conen
- Sæt billetsalg op (husk facebook begivenhed med billetlink) og announcer at man kan købe billetter.
- Få programmet aftalt
- Aftaler med programdeltagere – husk at gemme kontaktoplysninger og hvem der har kontakten
- Begynd at lave aftaler med standholdere (husk at sætte et loft for hvor mange der er plads til)
- Et vist antal SoMe-opslag, fx om arbejdet med programmet. Evt. præsentation af de første programpunkter
2-3 måneder før conen
- Promover conen på SoMe og kør betalte reklamer
- Tryk plakater og evt. andre tryksager (fx bogmærker, postkort eller flyers)
- Få plakater hængt op (boghandler, biblioteker, kulturhuse i området, rollespilsbutikker)
- Merch sættes til salg
- Find og aftal med restaurant
- Tjek lokalerne og lav en plan for hvad der skal foregå hvor
- Hvis der mangler noget i lokalerne, så læg en plan for at skaffe det
- Lav beskrivelser af programpunkter og offentliggør dem løbende (gerne på SoMe)
- Begyndt gerne SoMe-annoncering
- Dobbelttjek med programdeltagere at de kan på det tidspunkt de er sat på programmet
- Færdigt program annonceres
1 måned før conen
- Tidsplan for conen færdiggøres (husk at sikre mod dobbeltbookinger)
- Annoncer efter praktiske frivillige (gofers etc.)
- Promover conen alle steder man kan komme i tanke om
- Kør (flere) betalte SoMe reklamer
- Indkøb kongresmærker og andre ting der med fordel kan købes online, såsom engangsservice
- Styr på forplejning til conen
- Få de sidste aftaler med standholdere på plads, herunder hvem der står hvor og hvor meget de fylder
14 dage før conen
- Vagtplan for frivillige
Ugen op til conen
- Indkøb
- Tryk kongresmærker, skilte, lister, deltagerlister, vagtplaner, program m.m.
- Lav gerne en plan for standene og husk at skrive ud til dem med praktiske detaljer
- Hent nøgler og aftal de sidste detaljer med venue
- Klargør venue til conen
- Hold gerne meet and greet kombineret med klargøring til arrangementet
Generelle ting man skal huske
- Programdeltagere skal have en mail med:
- Tid og sted for con’en (og evt. for deres punkt hvis vi er så langt)
- Hvordan man finder derhen.
- At man ikke behøver at købe billet – men at man gerne må.
- Hvad vi i øvrigt tilbyder
- Der skal også stå lidt om hvad vi forventer af dem som programdeltagere
- Husk at tjekke om vi må give mailadresser videre til andre programdeltagere
- Hvordan de gerne vil promoveres (SoMe, nye bøger osv)
- Dem der køber billet skal have en mail der spørger om (hvis man ikke har det indbygget i billetformularen)
- Badgenavn
- Om de vil give en hånd/være frivillige
- Andre ting man gerne vil have på navneskiltet
- Opret liste over frivillige der melder sig
- Opret liste over standholdere