I forbindelse med at flere af fra vores komitee har være med til at arrangere forskellige conventions, så har vi udviklet et roadmap over hvad der skal gøres hvornår. Tanken er at dette kunne være en hjælp til kommende kommitér og nye mennesker der gerne vil afholde en con. Vi bruger den også selv som tjekliste efterhånden som vi arbejder med conen. Det er et living document der bliver opdateret efterhånden som vi bliver klogere. Det er tænkt som et skelet ikke en udtømmelig liste.
Forslag er meget velkommen.

Road map

Conen er netop overstået:

  • Del billeder fra conen på SoMe og hjemmesiden
  • Sig tak til de deltagende på sociale medier
  • Sig tak til alle frivillige på sociale medier
  • Rekutér nye mennesker til kommitén til næste år

Måneden efter årets con

  • Slap af – seriøst det er vigtigt!
  • Arkivér årets hjemmeside
  • Indkald til opstartsmøde for næste års con

11-10 måneder før conen

  • Afhold opstartsmøde
  • book venue
  • Vælg tema
  • Find og book kunstner til grafisk profil
  • Opdater hjemmesiden med dette års information + google information (datoen/stedet på conen skal opdateres)
  • Annoncer dato og tema på SoMe (husk facebook begivenhed med billetlink)
  • Sæt billetsalg op
  • Afhold gerne en fest eller lignende for arrangørgruppen, dels af sociale årsager, og dels for at gode idéer til næste års con kan få rum til at opstå. Arrangementet kan evt. også bruges til rekruttering hvis det annonceres åbent.

9-4 måneder før conen

  • Få programmet aftalt
  • Aftaler med programdeltagere – husk at gemme kontaktoplysninger og hvem der har kontakten
  • Begynd at lave aftaler med standholdere
  • Et vist antal SoMe-opslag, fx om arbejdet med programmet. Evt. præsentation af de første programpunkter

2-3 måneder før conen

  • Promover conen på SoMe og kør betalte reklamer
  • Tryk plakater og evt. andre tryksager (fx bogmærker, postkort eller flyers)
  • Få plakater hængt op (boghandler, biblioteker, kulturhuse i området, rollespilsbutikker)
  • Merch sættes til salg
  • Annoncer efter frivillige
  • Find og aftal med restaurant
  • Tjek lokalerne og lav en plan for hvad der skal foregå hvor
  • Hvis der mangler noget i lokalerne, så læg en plan for at skaffe det
  • Lav beskrivelser af programpunkter og offentliggør dem løbende (gerne på SoMe)
  • Begyndt gerne SoMe-annoncering
  • Dobbelttjek med programdeltagere at de kan på det tidspunkt de er sat på programmet 
  • Færdigt program annonceres

1 måned før conen

  • Tidsplan for conen færdiggøres (husk at sikre mod dobbeltbookinger)
  • Promover conen alle steder man kan komme i tanke om
  • Kør (flere) betalte SoMe reklamer
  • Indkøb kongresmærker og andre ting der med fordel kan købes online, såsom engangsservice
  • Styr på forplejning til conen
  • Få de sidste aftaler med standholdere på plads, herunder hvem der står hvor og hvor meget de fylder

14 dage før conen

  • Vagtplan for frivillige

Ugen op til conen

  • Indkøb
  • Tryk kongresmærker, skilte, lister, deltagerlister, vagtplaner, program m.m. 
  • Hent nøgler og aftal de sidste detaljer med venue
  • Klargør venue til conen
  • Hold gerne meet and greet kombineret med klargøring til arrangementet

Generelle ting man skal huske

  • Programdeltagere skal have en mail med: 
    • Tid og sted for con’en (og evt. for deres punkt hvis vi er så langt)
    • Hvordan man finder derhen.
    • At man ikke behøver at købe billet – men at man gerne må.
    • Hvad vi i øvrigt tilbyder
    • Der skal også stå lidt om hvad vi forventer af dem som programdeltagere
    • Husk at tjekke om vi må give mailadresser videre til andre programdeltagere 
    • Hvordan de gerne vil promoveres (SoMe, nye bøger osv)
  • Dem der køber billet skal have en mail der spørger om
    • Badgenavn
    • Om de vil give en hånd/være frivillige
    • Andre ting man gerne vil have på navneskiltet
  • Opret liste over frivillige der melder sig
  • Opret liste over standholdere

Leave a Reply